Como Cadastrar um serviço para Cobrança Avulsa
- Alexsandra Melo
Neste manual será apresentado um passo a passo, para auxiliar você no cadastro de uma nova cobrança avulsa. Para registrar uma cobrança avulsa, é necessário possuir o serviço cadastrado e associar o serviço a cobrança desejada. Neste manual, descrever o processo de Cadastro de Serviço, Geração da Cobrança do Serviço, e Recebimento no Caixa Financeiro.
Cadastrando o Serviço:
Após acessar o QuarkEdu através do link http://quarkedu.com.br e realizar o login, o Gestor Escolar deverá acessar o seguinte caminho: Financeiro > Tabelas > Serviço. Clique em Criar Novo.
Ao clicar em Criar novo, será exibido uma tela, conforme a imagem abaixo.
Categoria: Neste Campo é possível informar se será um serviço, por exemplo uma Série ou um Material, como por exemplo Agenda.
Descrição: No campo descrição, insira uma descrição para o serviço. Ex: 1ª Série-Matutino, ou Agenda, se for um material. Veja que foi especificado matutino no cadastro do serviço série, pois o valor do serviço de matutino pode ser diferente do praticado na 1ª Série vespertino. Nesses casos, devem ser criados dois serviços. Caso os valores para matutino e vespertino sejam o mesmo, pode ser criado apenas um único serviço 1ª Série.
Duração: Nesse campo deve ser preenchido a quantidade de meses de duração do serviço. Ex: 1ª Série, é um serviço que tem duração de 1 ano, então na duração você informa a quantidade de meses, que nesse caso seria 12 meses.
Mês Inicial: Deve ser inserido o mês em que terá início a disponibilidade do serviço.
Periodicidade: Deve ser inserido de quantos em quantos meses deve ser cobrado a mensalidade. Ex: Se for uma cobrança mensal, deve ser inserido o numero 1, se for trimestral, insira o numero 3.
Margem de Dias de Vencimento: Deve ser inserido os dias de vencimento da cobrança contando a partir da data de cadastro do serviço. Imaginando que o dia de cadastro do serviço é dia 01, se eu colocar 5 dias. O vencimento será sempre dia 05. Essa data pode ser alterada no momento do cadastro do contrato.
Também será disponibilizado as seguintes flags:
Ativo: Ao ser selecionado significa que estará disponível para novos cadastros.
Permite Reserva: Ao ser selecionado significa que o Serviço permite Reserva de Vaga, seria como uma pré-matrícula que pode ser cobrada e descontado no pagamento da primeira parcela.
Acordo: Ao ser selecionado significa que o Serviço permite gerar Acordo para Cobranças vencidas.
Gerar Nota Fiscal: Ao ser selecionado, o serviço vai emitir Nota Fiscal.
Caso deseje vincular o serviço uma turma/série específica, clique em Vincular a Turno/Série.
Será exibido um campo de seleção, conforme imagem abaixo.
Informe o valor do serviço, e clique em Adicionar. Será exibido conforme destaque na imagem acima.
Selecione a forma de pagamento, conforme mostra a imagem abaixo. Clique no campo Condição de Pagamento, selecione a opção desejada e clique em Adicionar. Repita esse passo para cadastrar todas as formas desejadas.
Para concluir clique em Cadastrar.
Gerando uma nova cobrança.
Parar gerar uma nova cobrança, o Gestor Escolar deverá acessar Financeiro > Cobrança > Gerenciar Cobrança, e clicar em Criar Novo, conforme mostra a imagem abaixo.
Ao clicar em criar novo, será exibido uma tela, conforme a imagem abaixo.
Após realizar o cadastro da cobrança, ainda no Gerenciar Cobrança, será permitido consultar a cobrança cadastrada. Utilize os filtros disponíveis, informando o nome do beneficiário e o serviço que foi cadastro para a cobrança avulsa.
Será exibido o resultado da consulta, conforme a imagem abaixo.
No campo de ações, clique no ícone Emitir Boleto, para disponibilizar o boleto para pagamento.
Após emitir o boleto, será permitido utilizar as opções disponíveis no campo de ações para fazer o download do boleto, ou enviar via e-mail.
Registrando o Pagamento no Caixa Financeiro.
Para receber o pagamento dessa cobrança no caixa financeiro, Gestor Escolar deverá acessar Financeiro > Caixa Financeiro > Gerenciar, selecionar o caixa financeiro desejado e clicar em Registrar Pagamento. Ao exibir a nova tela, realizar a busca pela cobrança desejada.
Ao exibir o resultado, Selecione a cobrança e clique em Pagar Cobrança.
Ao exibir a nova tela, insira as informações de pagamento e clique em Adicionar Pagamento.
Para concluir, clique em Registrar Pagamento.
Será exibido uma mensagem, informando que existe um boleto registrado para a cobrança, e será necessário informar se o boleto deverá ou não ser cancelado. Como o pagamento foi realizado no caixa financeiro, o boleto deverá ser cancelado. Clique em SIM.
Será realizado o download automático do Recibo de Pagamento. Ao realizar uma nova consulta, podemos ver que o status da cobrança encontra-se como PAGA.
Processo de cadastro de serviço e recebimento de pagamento da cobrança finalizado.