Como anexar documentos no cadastro do colaborador?
- Alexsandra Melo
Neste passo a passo vamos apresentar como podemos anexar documentos no cadastro do funcionário para que ele consiga, por exemplo, realizar a assinatura digital do documento.
Após realizar o login no QuarkRH, o DP/RH deverá acessar no seguinte caminho: Departamento Pessoal > Colaborador > Gerenciar.
Ao exibir a nova tela, clique no ícone Registrar Arquivo, destacado na imagem abaixo.
Será exibido o campo Cadastrar Arquivo, que é o campo que deve ser utilizado para anexar os arquivos do colaborador. Lembrando que nesse campo pode ser adicionado os arquivos que vão ser necessários assinar digitalmente ou não.
Para saber mais sobre o módulo de Assinatura Eletrônica, clique Aqui.
Clique no campo Tipo Arquivo para selecionar o tipo do arquivo desejado. Ao selecionar um arquivo, se ele estiver configurado para ser assinado digitalmente, será exibido da seguinte forma:
De acordo com o tipo do arquivo precisamos fazer algumas alterações.
Exemplo 1:
Quando for necessário apenas a assinatura do colaborador, como por exemplo, um holerite ou um espelho de ponto, dever configurar da seguinte forma:
No campo tipo, devemos selecionar o tipo PARTE. Assim será exibido conforme a imagem acima, apenas com os dado do colaborador. Alguns campos podemos editar, que são:
E-mail: Caso necessário pode ser editado nesse campo o e-mail que vai receber o arquivo.
Data Limite De Assinatura: Podemos editar esse campo para a data limite para assinatura.
Descrição: Insira a descrição do documento que está sendo anexado
Arquivo: Clique neste botão para ser adicionado o arquivo.
Finalizar Automaticamente: Devemos selecionar esse flag para que ao ser realizada todas as assinaturas, no QuarkRH seja exibido como Finalizado.
Observações: Caso necessário, pode ser utilizado para adicionar
Após preencher os dados, clique em Cadastrar. Será exibido conforme imagem abaixo.
No campo Status De Assinatura será exibido como Em Processo até que todas as assinaturas sejam realizadas. Para acompanhar o status de assinatura, recomendamos o uso do QuarkSign.
Exemplo 2:
Quando o arquivo for do tipo Contrato, no qual precisa da assinatura do contratado e do contratante, deve ser configurado da seguinte forma:
No campo tipo, devemos selecionar o tipo Contratado nas informações do colaborador, e Contratante nas informações do responsável da empresa. Conforme mostra a imagem acima. Alguns campos podemos editar, que são:
E-mail: Caso necessário pode ser editado nesse campo o e-mail que vai receber o arquivo.
Data Limite De Assinatura: Podemos editar esse campo para a data limite para assinatura.
Descrição: Insira a descrição do documento que está sendo anexado
Arquivo: Clique neste botão para ser adicionado o arquivo.
Finalizar Automaticamente: Devemos selecionar esse flag para que ao ser realizada todas as assinaturas, no QuarkRH seja exibido como Finalizado.
Observações: Caso necessário, pode ser utilizado para adicionar
Após preencher os dados, clique em Cadastrar. Será exibido conforme imagem abaixo.
Exemplo 3:
Quando o documento não precisa de assinaturas, por exemplo Certificados, CNH, RG e etc.
Neste caso basta seleciona o arquivo no campo Tipo do Arquivo, depois clicar para adicionar o arquivo, e por fim clicar em cadastrar.
Lembrando que, para que os arquivos sejam exibidos para o colaborador lá no portal do colaborador, deve ser ativada a flag Arquivo Visível Para Colaborador. Clique Aqui para ver como configurar.